Kancelaria Notarialna Maciej Marchlewicz - Notariusz Gdynia, Gdańsk, Trójmiasto
To co piszemy, stanowi prawo

Wymagane dokumenty

Dokonanie każdej czynności notarialnej wymaga od jej uczestnika posiadania ważnego dowodu tożsamości (dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu).

Należy przy tym zwrócić uwagę czy posiadany dowód tożsamości nie stracił ważności np. z powodu upływu terminu ważności lub zmiany danych w nim zawartych z tym, że zmiana zameldowania nie skutkuje utratą ważności dowodu. 

Wymagane dane personalne do sporządzenia aktu notarialnego lub poświadczenia notarialnego obejmują podanie:

  • imienia lub imion (tak jak w dowodzie tożsamości)
  • nazwiska lub nazwisk,
  • imion rodziców,
  • serii i numeru dowodu tożsamości oraz daty jego ważności,
  • miejsca - adresu zamieszkania (a nie zameldowania),
  • numeru PESEL,
  • stanu cywilnego (przy czynnościach dokumentujących zbywanie lub nabywanie nieruchomości I innych praw)
  • adresu do doręczeń jeżeli jest inny niż adres zamieszkania (przy czynnościach obejmujących dokonanie wpisu do księgi wieczystej)

W przypadku dokonywania czynności przez pełnomocnika winien legitymować się on nadto oryginalnym dokumentem (nie kopią) pełnomocnictwa.



SKUTEK ZASTRZEŻENIA NUMERU PESEL NA MOŻLIWOŚĆ DOKONANIA CZYNNOŚCI NOTARIALNYCH

UWAGA:
Od dnia 1 czerwca 2024 roku notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności której przedmiotem jest:

  1. nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich,
  2. sporządzenie pełnomocnictwa do nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich

– jeżeli stroną lub mocodawcą jest osoba fizyczna, której numer PESEL jest zastrzeżony w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL albo w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr zastrzeżeń numerów PESEL, o której mowa w art. 23c ust. 5 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
W związku z powyższym osoby, które dokonały zastrzeżenia numeru PESEL a chciałyby dokonać wskazanych wyżej czynności notarialnych powinny na czas konieczny do ich dokonania wyłączyć funkcję zastrzeżenia numeru PESEL.

Art. 85a. ustawy Prawo o notariacie § 1. Notariusz odmawia dokonania czynności notarialnej, której przedmiotem jest: 1) nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich, 2) sporządzenie pełnomocnictwa do nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich – jeżeli stroną lub mocodawcą jest osoba fizyczna, której numer PESEL jest zastrzeżony w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL albo w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr zastrzeżeń numerów PESEL, o której mowa w art. 23c ust. 5 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.



  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości stron  (patrz początek strony)
    • numer księgi wieczystej
    • podstawa nabycia, to jest wypis aktu notarialnego na podstawie którego zbywca stał się właścicielem nieruchomości lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku  (akt poświadczenia dziedziczenia), inne prawomocne postanowienie (o zasiedzeniu,  przysądzeniu nieruchomości, zniesieniu współwłasności)
    • zaświadczenie o funkcji nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu, a także (dotyczy umowy sprzedaży) stwierdzające  czy nieruchomość leży na terenie strefy rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji  - wydaje wójt, burmistrz, prezydent właściwej gminy
    • zaświadczenie stwierdzające czy nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub czy nie została dlań wydana decyzja na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy o lasach  – wydaje właściwy starosta lub prezydent (dotyczy umowy sprzedaży).
    • wypis z rejestru gruntów  wraz z wyrysem mapy ewidencyjnej
    • zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się Zbywcy z obowiązku podatkowego związanego podatkiem od spadków i darowizn, jeśli zbywana nieruchomość nabyta została w spadku (a od 01.01.2007 roku także w drodze darowizny lub zniesienia współwłasności)
    • zawarta umowa kredytowa (pomiędzy Kupującym i bankiem) jeżeli zakup następuje na kredyt
    • dokumenty bankowe stanowiące podstawę wpisu hipoteki do księgi wieczystej (oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z odpisami pełnomocnictw udzielonych pracownikom banku podpisującym oświadczenie o udzieleniu kredytu), jeżeli w akcie notarialnym nabycia ma być zawarty wniosek o wpis hipotek zabezpieczających spłatę kredytu na rzecz banku.
    • świadectwo charakterystyki energetycznej wydane na podstawie przepisów art. 3 i art. 11 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2021 poz. 491 z późn. zmianami) w przypadku zbywania nieruchomości zabudowanej budynkiem mieszkalnym lub jego częścią (dotyczy także innych budynków przeznaczonych na pobyt osób). Świadectwa charakterystyki energetycznej wydawać mogą osoby posiadające uprawnienia budowlane (art. 14 ust. 1 Prawa budowlanego)
    • w sytuacji kiedy na lokalu ciąży hipoteka bankowa Zbywca powinien nadto przedstawić aktualne zaświadczenie wierzyciela hipotecznego (banku) wskazujące kredytobiorcę, numer umowy kredytowej, całkowitą wysokość zadłużenia pozostałego do spłaty, numer rachunku technicznego do spłaty zadłużenia (to jest takiego z którego możliwa jest tylko spłata kredytu a nie inne operacje typu wycofanie środków, przelew na inne konto) oraz obejmujące informację banku, że po dokonaniu spłaty wskazanego zadłużenia wyrazi zgodę na wykreślenie obciążenia z księgi wieczystej.
     
  2. Potrzebne informacje:  
    • cena sprzedaży i sposób jej płatności (terminy, raty) lub wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
    • termin wydania nieruchomości Nabywcy. 
    • rachunek bankowy do zapłaty ceny 
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości stron  (patrz początek strony)
    • numer księgi wieczystej
    • podstawa nabycia, to jest wypis aktu notarialnego na podstawie którego zbywca stał się właścicielem lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku  (akt poświadczenia dziedziczenia), inne prawomocne postanowienie (o zasiedzeniu, przysądzeniu nieruchomości, zniesieniu współwłasności)
    • zaświadczenie wydane w urzędzie właściwej gminy stwierdzające, że lokal nie leży w strefie rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji (dotyczy umowy sprzedaży)
    • zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się Zbywcy z obowiązku podatkowego związanego podatkiem od spadków i darowizn, jeśli zbywany lokal nabyty został w spadku (a od 01.01.2007 roku także w drodze darowizny lub zniesienia współwłasności).
    • zawarta umowa kredytowa (pomiędzy Kupującym i bankiem) jeżeli zakup następuje na kredyt.
    • dokumenty bankowe stanowiące podstawę wpisu hipoteki do księgi wieczystej (oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z odpisami pełnomocnictw udzielonych pracownikom banku podpisującym oświadczenie o udzieleniu kredytu), jeżeli w akcie notarialnym nabycia ma być zawarty wniosek o wpis hipotek zabezpieczających spłatę kredytu na rzecz banku.
    • zaświadczenie z urzędu właściwej gminy (wydział ewidencji), że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz
    • dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłat  za użytkowanie wieczyste gruntu
    • zaświadczenie administratora wspólnoty mieszkaniowej, że w nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.
    • świadectwo charakterystyki energetycznej wydane na podstawie przepisów art. 3 i art. 11 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2021 poz. 491 z późn. zmianami) w przypadku zbywania lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość. Świadectwa charakterystyki energetycznej wydawać mogą osoby posiadające uprawnienia budowlane (art. 14 ust. 1 Prawa budowlanego)
    • w sytuacji kiedy na lokalu ciąży hipoteka bankowa Zbywca powinien nadto przedstawić aktualne zaświadczenie wierzyciela hipotecznego (banku) wskazujące kredytobiorcę, numer umowy kredytowej, całkowitą wysokość zadłużenia pozostałego do spłaty, numer rachunku technicznego do spłaty zadłużenia (to jest takiego z którego możliwa jest tylko spłata kredytu a nie inne operacje typu wycofanie środków, przelew na inne konto) oraz obejmujące informację banku, że po dokonaniu spłaty wskazanego zadłużenia wyrazi zgodę na wykreślenie obciążenia z księgi wieczystej
     
  2. Potrzebne informacje:
    • cena sprzedaży i sposób jej płatności (terminy, raty) lub wartość rynkowa przedmiotu darowizny
    • termin wydania lokalu Nabywcy
    • rachunek bankowy do zapłaty ceny
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości stron  (patrz początek strony)
    • numer księgi wieczystej (jeżeli została założona księga dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu)
    • zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym Zbywcy prawie do lokalu.
      Jeśli przy sprzedaży nastąpić ma założenie księgi wieczystej należy zaznaczyć ten fakt w spółdzielni i wnioskować o wydanie zaświadczenia z danymi do założenia księgi wieczystej.
    • zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, że w nie ma zadłużenia w płatności opłat czynszowych i eksploatacyjnych.
      (wszystkie informacje dotyczące aktualnego posiadacza prawa, danych do założenia księgi wieczystej i braku zaległości w opłatach mogą być objęte jednym zbiorczym zaświadczeniem spółdzielni) 
    • podstawa nabycia, to jest wypis aktu notarialnego na podstawie którego zbywca nabył prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku  (akt poświadczenia dziedziczenia), inne prawomocne postanowienie (o zasiedzeniu, przysądzeniu spółdzielczego prawa)
    • zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się Zbywcy z obowiązku podatkowego związanego podatkiem od spadków i darowizn, jeśli zbywane prawo do lokalu nabyte zostało w spadku (a od 01.01.2007 roku także w drodze darowizny lub zniesienia współwłasności)
    • zawarta umowa kredytowa (pomiędzy Kupującym i bankiem) jeżeli zakup następuje na kredyt
    • dokumenty bankowe stanowiące podstawę wpisu hipoteki do księgi wieczystej (oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z odpisami pełnomocnictw udzielonych pracownikom banku podpisującym oświadczenie o udzieleniu kredytu), jeżeli w akcie notarialnym nabycia ma być zawarty wniosek o wpis hipotek zabezpieczających spłatę kredytu na rzecz banku.
    • zaświadczenie z urzędu właściwej gminy (wydział ewidencji), że w lokalu nikt nie jest zameldowany
    • świadectwo charakterystyki energetycznej wydane na podstawie przepisów art. 3 i art. 11 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2021 poz. 491 z późn. zmianami) w przypadku zbywania spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Świadectwa charakterystyki energetycznej wydawać mogą osoby posiadające uprawnienia budowlane (art. 14 ust. 1 Prawa budowlanego).
    • w sytuacji kiedy na lokalu ciąży hipoteka bankowa Zbywca powinien nadto przedstawić aktualne zaświadczenie wierzyciela hipotecznego (banku) wskazujące kredytobiorcę, numer umowy kredytowej, całkowitą wysokość zadłużenia pozostałego do spłaty, numer rachunku technicznego do spłaty zadłużenia (to jest takiego z którego możliwa jest tylko spłata kredytu a nie inne operacje typu wycofanie środków, przelew na inne konto) oraz obejmujące informację banku, że po dokonaniu spłaty wskazanego zadłużenia wyrazi zgodę na wykreślenie obciążenia z księgi wieczystej
  2. Potrzebne informacje:
    • cena sprzedaży i sposób jej płatności (terminy, raty) lub wartość rynkowa przedmiotu darowizny
    • termin wydania lokalu Nabywcy
    • rachunek bankowy do zapłaty ceny
  1. Dokumenty:
    • ważny dowód tożsamości testatora  (patrz początek strony)
  2. Potrzebne informacje:
    • dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania).
      Jeśli spadkobierców jest więcej – wskazanie udziałów w jakich każdy będzie dziedziczył (np. po 1/3 części).
    • Gdy testator chce wskazać konkretną nieruchomość dokonując zapisu lub zapisu windykacyjnego opis tej nieruchomości (numer księgi wieczystej, numer ewidencyjny działki, miejsce położenia nieruchomości, jej powierzchnia).
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości małżonków lub przyszłych małżonków (patrz początek strony)
    • odpis skrócony aktu małżeństwa wydany przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
      Jeżeli umowę zawierają osoby zamierzające dopiero wstąpić w związek małżeński – tylko dowody tożsamości.
  1. Dokumenty:
    • Ważne dowody tożsamości uczestników (patrz początek strony)
    • akt zgonu spadkodawcy
    • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia wszystkich dzieci, akt małżeństwa małżonka spadkodawcy oraz akty małżeństwa tych spadkobierców, którzy zmienili nazwiska (zwykle zamężne córki spadkodawcy)
    • dokument potwierdzający PESEL spadkodawcy (dowód osobisty zmarłego, PESEL na odwrocie aktu zgonu lub zaświadczenie wydane przez właściwy urząd gminy o numerze PESEL zmarłego)
    • wszystkie testamenty zmarłego jeżeli takie zostały sporządzone
    • protokoły otwarcia i ogłoszenia testamentów (sądowe lub notarialne) jeśli były sporządzane
    • protokoły przyjęcia lub odrzucenia spadku (o ile były sporządzane w sądzie lub przed notariuszem)
    • umowy zrzeczenia się dziedziczenia po zmarłym (jeśli były zawierane za życia z testatorem)
    • orzeczenia o niegodności dziedziczenia (jeśli były sporządzane)
    • aktualne numery ksiąg wieczystych, w których wpisany jest zmarły spadkodawca
     
  2. Potrzebne informacje:
    • Czy zmarły sporządzał jakieś testamenty  testamenty
    • Czy zmarły pozostawił dzieci
      (w tym pozamałżeńskie, przysposobione lub poczęte w chwili otwarcia spadku)
    • Czy osoby stawające przed notariuszem są jedynymi spadkobiercami ustawowymi i testamentowymi zmarłego
    • Czy zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku po zmarłym albo czy toczy się  postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku po zmarłym 
      Odpowiedź twierdząca na powyższe pytanie wyklucza możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia
    • Czy został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia po zmarłym
      Odpowiedź twierdząca na powyższe pytanie wyklucza możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia
    • Czy żaden ze spadkobierców nie złożył oświadczenia o odrzuceniu spadku albo o przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza
    • Czy nie zostało  wydane orzeczenie dotyczące niegodności dziedziczenia
    • Czy żaden ze spadkobierców  nie zawarł ze spadkodawcą za życia umowy  w przedmiocie zrzeczenia się po nim dziedziczenia
  1. Dokumenty:
    • ważny dowód tożsamości mocodawcy  (patrz początek strony)
  2. Potrzebne informacje:
    • dane osoby pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania)
    • zakres pełnomocnictwa - do czego upoważniony ma być pełnomocnik
      W przypadku upoważnienia do zbycia / nabycia nieruchomości konieczne będzie wskazanie numeru księgi wieczystej, numerów ewidencyjnych działek, miejsca położenia nieruchomości, jej powierzchni)
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości założycieli  (patrz początek strony)
  2. Potrzebne informacje:
    • Nazwa spółki, siedzibę, wysokość kapitału zakładowego, przedmiot działalności (zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności), sposób objęcia i pokrycia udziałów w kapitale zakładowym spółki (liczbę i wartość udziałów objętych przez poszczególnych wspólników), kompetencje, liczebność i sposób funkcjonowania organów spółki (zgromadzenie wspólników, zarząd), sposób reprezentacji spółki przez zarząd (reprezentacja samodzielna, łączna)
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości osób składających oświadczenie  (patrz początek strony)
    • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
  2. Potrzebne informacje:
    • dane pozostałych spadkobierców ustawowych znanych osobie składającej oświadczenie (imiona nazwiska i adresy zamieszkania)
    • dane osób, które wcześniej spadek odrzuciły bądź przyjęły
  1. Dokumenty:
    • ważne dowody tożsamości stron (patrz początek strony)
    • umowa najmu okazjonalnego
    • oświadczenie Najemcy wskazujące lokal zastępczy do którego Najemca i osoby z nim zamieszkujące zobowiązują się przeprowadzić w przypadku
    • konieczności opuszczenia lokalu wynajmowanego
    • zgoda wszystkich właścicieli lokalu zastępczego, o którym mowa wyżej na zamieszkanie Najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu zastępczym, w przypadku zakończenia, rozwiązania, wypowiedzenia lub innego zakończenia stosunku najmu.
  2. Koszt oświadczenia o poddaniu się egzekucji z umowy najmu okazjonalnego wynosi 200,00 złotych.